Exkurs: Wissensmanagement
In der Vergangenheit sind viele Versuche, Wissensdatenbank durch zentrale Abteilungen aufzubauen gescheitert. ONEdesk 2.0 ist ein „partizipatorisches Portal“, d.h. der User ist aktiver Teilnehmer am Portal. Durch diese maximale Verteilung der Informationsbereitstellung wird das Knowledge Management effizienter, da jeder User die Informationsfragmente bereitstellt, die er zur Verfügung hat. Die Qualitätssicherung erfolgt zum eine durch die anderen User des Portals, sollte aber auch in einer zentralen Abteilung/ Position institutionalisiert werden.

Gemäß den Vorstellungen von einer „2.0“-Anwendung ermöglicht das moderne Mitarbeiterportal dem User die aktive Mitarbeit. ONEdesk 2.0 ist keine Informationseinbahnstrasse sondern fördert den Austausch von Wissen. Bei den ersten Mitarbeiterportalen waren die Inhalte noch ausschließlich durch das Unternehmen gesteuert und für alle Mitarbeiter gleich. Damit war die Menge an Informationen und die Komplexität der Inhaltsdarstellung überschaubar. Mittlerweile sind viele Mitarbeiterportale auf Gruppenebene personalisiert und die Steuerung der Inhalte in Fachabteilungen delegiert. Die Menge an Informationen hat damit stark zugenommen und die Ansprüche an die Darstellung sind komplexer geworden. ONEdesk 2.0 beinhaltet die Idee, dass so gut wie jeder User nicht nur Informationen aus dem Portal bezieht, sondern auch Informationen einstellt. Die Anforderungen an das Frontend des Portals wachsen mit der Menge der Informationen und dem Grad der Userzentrierung. Die bisher in Mitarbeiterportalen dominierenden, relativ fest programmierten Ordnungsprinzipien mit vorgegebener Priorisierung der Inhalte, sind aufzulösen. Die Konzepte müssen weiterentwickelt werden, um dem User die individuelle Anordnung und Priorisierung der Inhalte und Funktionen zu ermöglichen.

Abbildung 2: Beispiel eines Frontends für ONEdesk 2.0 auf Basis von Microsoft SharePoint

Bei der Konzeption eines Mitarbeiterportals muss berücksichtigt werden, dass das Portal (weltweit) von den Mitarbeitern akzeptiert werden muss. Die Mitarbeiter haben u.U. unterschiedliche Sprachen und Kulturen, aber auf jeden Fall unterschiedliches Know-how in der Benutzung von Online Medien. Damit das Mitarbeiterportal für den Mitarbeiter ein „geliebtes“ Arbeitsinstrument wird, das ihn bei der täglichen Erfüllung seiner Pflichten unterstützt, muss es flexibel genug sein, um sich an die Anforderungen des Mitarbeiters anzupassen und einfach genug sein, dass jeder es nach wenigen Klicks versteht. Da Flexibilität – und damit auch Individualität – auch immer Komplexität bedeutet, muss diese auf ein „gesundes Maß“ reduziert werden.

Exkurs: Entwicklung und (internationaler) Roll-Out
Die Mitarbeiter und damit die User eines Mitarbeiterportals sind in jedem Unternehmen verschieden: Basis einer erfolgreichen Einführung eines ONEdesk 2.0 ist es daher, den Mitarbeiter und seine Bedürfnisse zu verstehen: Jeder ONEdesk 2.0 ist anders und muss individuell gestaltet werden. Trotzdem kann für die Einführung ein standardisierter Prozess verwendet werden, der die notwendigen Tools und Methoden in eine sinnvolle und erprobte Reihenfolge bringt. Dabei gilt es zuzuhören, um den User zu verstehen. Die gewonnen Informationen zu einem schlüssigen Konzept zu verknüpfen und das Konzept effizient – auf Basis einer geeigneten Softwarebasis – umzusetzen.

Damit ist ONEdesk 2.0 das optimale Konzept. Schnell wird es zum primären Kommunikationsinstrument – sowohl zwischen den Mitarbeitern als auch zwischen Geschäftsleitung und Mitarbeitern und stellt als zentraler Datenspeicher die Informationen zielgerichtet und personalisiert zur Verfügung. Damit ist ONEdesk das Führungsinstrument der Zukunft.

Whitepaper: Mitarbeiterportal 2.0
Das Whitepaper zeigt die Weiterenwicklung von Intranets und Mitarbeiterportalen zum zentralen Arbeits- und Kommunikationsbereichs der Mitarbeiter.
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Über den Autor:
Simon Loebel ist geschäftsführender Gesellschafter der SF eBusiness GmbH. Das Unternehmen bietet als Full-Service Internetagentur das gesamte Portfolio digitaler Kommunikation. Mit 35 Spezialisten werden Unternehmen von der Strategie, Beratung, Konzeption und Design über die Realisierung der eBusiness-Anwendungen bis hin zum Hosting und Betrieb begleitet. Zu den langjährigen Kunden zählen u.a.: DKV, Drees & Sommer, ETAS, Henkel, Heraeus, Honeywell, Map & Guide, Microsoft, Philipp Plein, Stihl und VIKING.
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