Damit ein Mitarbeiterportal akzeptiert wird und den Arbeitsalltag der Mitarbeiter effizienter werden lässt, muss es sein wie die Mitarbeiter: Absolut individuell. ONEdesk 2.0 ist ein (one) individueller und zentraler Desktop (desk) für jeden Mitarbeiter (One to One). Auf diesem Desktop konsumiert, interagiert und publiziert (2.0) der User die Inhalte seiner Aufgaben und Bedürfnisse. Ein modernes Mitarbeiterportal auf Basis einer mächtigen Softwarelösung, wie z.B. Microsoft Office SharePoint 2007, bietet großes Potenzial zur Optimierung der Prozesse im Unternehmen. Das Portal als einheitliche Arbeitsumgebung vereinfacht die täglichen Geschäftsaktivitäten der Mitarbeiter und führt damit zu einer höhere Produktivität. Darüber hinaus ist es ein effizienter bidirektionaler Kommunikationskanal, über den auf der einen Seite die Geschäftsleitung die Mitarbeiter gezielt informieren kann und auf der anderen Seite der Mitarbeiter seine Information dem Management und seinen Kollegen bereitstellen kann. Die Transparenz über die im Unternehmen verfügbaren Informationen, helfen die richtigen Entscheidungen zu treffen und die Ressourcen optimal einzusetzen. Dabei können Mitarbeiterportale auch für den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg eingesetzt werden. Damit ein Mitarbeiterportal das volle Potenzial ausschöpfen kann, ist es notwendig die dahinter stehenden Konzepte grundlegend zu überdecken und weiterzuentwickeln.

Das Mitarbeiterportal der Zukunft orientiert sich am User, d.h. die Bedürfnisse und die Handlungen des Mitarbeiters bestimmen den Inhalt des Portals: „Business to Employee“ war gestern, heute stehen die folgenden Bedürfnis-Cluster im Vordergrund:

• Employee to Enterprise – der Mitarbeiter möchte mit dem Unternehmen in Kontakt treten
• Employee to Employee – der Mitarbeiter möchte mit anderen Mitarbeiter kommunizieren bzw. zusammenarbeiten
• Employee to Task – der Mitarbeiter will auf seine Aufgaben und die dazu notwendigen Tools/ Applikationen zugreifen.
• Employee to Services – der Mitarbeiter möchte auf bestimmte Serviceangebote des Unternehmens zugreifen.
• Enterprise to Employee – das Unternehmen möchte bestimmte Informationen an den Mitarbeiter kommunizieren

Bisher wurden die verschiedenen Bedürfnisse eher linear bzw. an verschiedenen Stellen (Plattformen) befriedigt. In einem innovativen Mitarbeiterportal müssen die verschiedenen Bedürfnisse der User gleichzeitig und in Echtzeit bedient werden. Dabei ist die momentane „Bedürfnis-Struktur“ des Users nicht eindimensional, sondern setzt sich aus vielen verschiedenen einzelnen Bedürfnissen zusammen. Zu unterscheiden sind:

• Generelle Bedürfnisse, die häufig durch das Unternehmen erzeugt bzw. erzwungen werden. (Gehaltsabrechnung einsehen, Unternehmensinformationen beziehen, etc.)
• Persönliche Bedürfnisse, die der Individualität des Mitarbeiters und seiner Aufgaben entspringt. (Speiseplan, Buddylist, „Meine“ Dokumente, etc.)
• Spontane Bedürfnisse, die auf Grund von Ereignissen oder plötzlichen (neuen) Anforderungen entstehen. (Kontaktinformationen, Wissenslücken, etc.)

Damit die verschiedenen Bedürfnis-Strukturen der User befriedigt werden können, müssen die starren Strukturen der heutigen Portale aufgelöst werden. Das Design und die Ausgestaltung der Funktionalitäten muss sich in erster Linie am User orientieren, die technische Struktur ist nur in die einzuhaltende Rahmenbedingung.

Abbildung 1: Auflösung der Strukturen am Beispiel der Standardstruktur von Microsoft SharePoint

Zur Erfüllung der Bedürfnisstruktur ist es nicht möglich, über eine Userorientierung die Bedürfnisse des Users zu erkennen (durch Dritte – z.B. die zentrale Intranet-Abteilung) und entsprechend Inhalte bereitzustellen. ONEdesk 2.0 bringt eine Userzentrierung, d.h. der User entscheidet über einen Großteil der Inhalte und ordnet sie entsprechend seiner individuellen Bedürfnisstruktur an. Dafür ist eine logisch aufgebaute und individuell steuerbare Personalisierung zwingend erforderlich. Sie ermöglicht die Befriedigung der User Bedürfnisse und das zielgerichtete Auffinden von Informationen durch den Mitarbeiter. Selbstverständlich gibt es Informationen, die der Mitarbeiter „konsumieren“ muss bzw. die das Unternehmen den Mitarbeitern zwingend kommunizieren will. Diese Informationen sind von der Personalisierung ausgenommen. Praktisch heißt das, dass in der Regel ein bestimmter Prozentsatz der „Portalflächen“ nicht personalisiert bzw. „user-zentriert“ werden kann – also durch das Unternehmen vorbelegt wird.

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