Wer im Unternehmen Texte verfassen muss, sieht sich immer wieder aufs Neue einer Herausforderung gegenüber, die leicht unterschätzt wird. Wie so oft bildet auch dabei eine gute Vorbereitung die beste Basis. Ein paar grundlegende Fragen können die wesentlichen Schritte beim Schreiben erleichtern:

Kennen Sie Ihre Zielgruppe?
Wer weiß, wie der Empfänger ‚tickt’, wird eher die richtigen Argumente und Formulierungen finden. Allerdings liegt hier oftmals die größte Hürde. Nur mit dem Wissen um die Vorkenntnisse des anderen sowie seine Erwartungshaltung und Erfahrungen, lassen sich die zutreffenden Inhalte festlegen und die Art der Aufbereitung.

Haben Sie das Thema eingegrenzt?
Leicht gelangt man vom ‚Hundertsten ins Tausendste’. Die eigenen Interessen und das eigene Wissen am Thema können den Empfänger leicht über- aber auch unterfordern – und damit die Zielsetzung in Gefahr bringen. Mit dem Wissen über den Kenntnisstand des Empfängers lässt sich eingrenzen, was vermittelt werden muss und welche Defizite ggf. ausgeglichen werden sollten. Die Frage des Textumfanges lässt sich hier ebenfalls schon abstecken.

Haben Sie ausreichend Material gesammelt?
Gerade im Bereich der eher sachlich ausgerichteten Themen ist es im Zweifelsfall besser, mehr als zu wenig Material rund um das Thema als Textgrundlage zu haben. Die Quellen sind vielfältig: Sie reichen von den eigenen Aufzeichnungen und den internen Unterlagen über die Internetrecherche bis hin zu den Expertengesprächen.

Haben Sie die Unterlagen sorgfältig ausgewertet?
Bei der Auswertung der gesammelten Unterlagen tauchen immer wieder Fragen auf, z. B., wenn es um Sachverhalte oder Fachausdrücke geht. Klarheit in der Sache vermeidet Rückfragen und Missverständnisse. Wer selbst noch Wissenslücken hat, wird sich schwer tun, anderen Zusammenhänge verständlich zu erläutern.

Haben Sie den Textaufbau strukturiert?
Mit dem Wissen über das Thema, die Empfängergruppe und die Zielsetzung lässt sich die innere Struktur des Textes entwickeln. Sie leitet den Leser, für ihn nachvollziehbar, durch die Inhalte und erschließt so das Thema sinnvoll. Ergeben sich für ihn jedoch gedankliche Brüche oder wird Wissen vorausgesetzt, das nicht vorhanden ist, so wird der notwendige ‚rote Faden’ zerstört und der Leser steigt aus. Eine klare Struktur erleichtert enorm die Texterstellung auf Basis der Materialsammlung. Die Reihenfolge ist festgelegt; jede Information hat ihren Platz.

Unterstützen Sie Ihren Leser?
Absätze erleichtern den Lesefluss ebenso wie Hervorhebungen im Text. Zwischenüberschriften, gerade bei längeren Texten, geben rasche inhaltliche Orientierung. Der branchen- und zielgruppenrelevante Wortschatz fördert die Verständlichkeit und Akzeptanz.

Auf dem (nicht selten langen) Weg vom ersten Entwurf zum feingeschliffenen Text hat der Autor meist noch genügend Gelegenheit Wörter, Fachausdrücke oder sperrige Sätze zu korrigieren; aber auch die inhaltliche Linie den Erfahrungen und dem Wissen seiner Empfänger anzugleichen. Das berühmte ‚Eine-Nacht-über-den-Text-schlafen’ als Grundlage für die Überarbeitung des Geschriebenen ist da ebenso hilfreich, wie der Austausch mit den Experten im Unternehmen und dem Gespräch mit einem realen Menschen aus der Zielgruppe.
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