Wer ist nicht froh als Aussteller nach einer anstrengenden Messe wieder am Schreibtisch zurück zu sein? Dort das ‚Liegengebliebene’ aufzuarbeiten? In diesem Moment ist die Messe fast schon wieder vergessen. Das, was an professioneller Vorbereitung und aktiver Messedurchführung konsequent vorher getan wurde, wird nicht selten bei der Nachbereitung sträflich vernachlässigt – das stringente Handeln. Eine gute Messenachbereitung verlangt nicht nur eine klare und kontinuierliche Kontaktbearbeitung, sie ist auch eine gute Vorbereitung auf die nächste Messe.
Schnelligkeit ist Trumpf
Vielfach beginnt das eigentliche Messegeschäft nach der Messe, denn nur ein Teil der Abschlüsse wird während der Veranstaltung getätigt. In der Phase der Nachbereitung ist also Schnelligkeit angesagt, schließlich ist da der Messebesuch bei allen noch in frischer Erinnerung. Als sinnvoll hat es sich erwiesen, den Kontakt nach der Messe innerhalb der ersten zehn Tage aufzunehmen. Das Motto fürs Handeln lautet: je schneller, je besser. Ein Besucher, der mit einer kurzfristigen Antwort auf sein Anliegen überrascht wird, wird dies positiv vermerken. Gut, wer die Organisation auf der Messe so gestaltet, dass allgemeine Informationsanfragen bereits während der Messeveranstaltung bedient werden können.
Ohne Informationen geht es nicht
Eine Messenachbearbeitung stützt sich auf die Informationen über die Besucher. Für die Messemannschaft ist es ein MUSS jeden Kontakt während der Messe zu dokumentieren, auch wenn aktuell kein brennendes Interesse vorliegt. Kontakte so zu erfassen, dass sie später selektiert und weiterverarbeitet werden können, sollte zum Standard zählen. Die vielfältigen Zielgruppen – ob Bestandskunde, Interessent, Pressevertreter, Lieferant, Neukunde oder Wettbewerber – verlangen zudem ganz unterschiedliche Maßnahmen. Die Palette der Aktivitäten reicht dabei von der Terminvereinbarung, dem Versand allgemeiner Informationen, dem telefonischen Rückruf bis hin zum detaillierten Angebot. Arbeiten, die im Unternehmen zusätzlich erledigt werden müssen. Da das ‚normale Tagesgeschäft’ weiterläuft und ‚Liegengebliebenes’ noch aufzuarbeiten ist, bietet es sich an, diese Abläufe und Zuständigkeiten bereits im Zuge der gesamten Messevorbereitung festzulegen. Dankeschön-Briefe oder Mails lassen sich ebenso im Vorfeld einer Messe vorbereiten, wie die auf die Messe abgestimmte Informationspakete. Gerade die Phase der Messe-Nachakquisition hat im B2B-Bereich einen großen Einfluss auf Entscheidungen über Aufträge.
Ideenpool Messe
Doch es sind nicht nur die Messekontakte, die es auszuwerten und nachzuverfolgen gilt. Messegespräche und Kontaktberichtsbögen zeigen oft interessante Ergebnisse und geben wertvolle Hinweise, schließlich spiegeln Messen Marktplätze und Branchen im Kleinen wider. Aus den Erkenntnissen lassen sich beispielsweise Branchentrends ablesen oder neue Produkt- und Serviceideen generieren. Wichtige Basisinformationen, die in unternehmerische Entscheidungen mit einfließen können. Eine Analyse der aufgezeichneten Informationen sowie gezielte Gespräche mit allen Messebeteiligten fördern dabei so manches zu Tage.
Am Messeauftritt eines Unternehmens gibt es immer noch etwas zu verbessern. Ob am Messestand selbst, der Besucherbetreuung oder der Organisation an sich. Die Erinnerung an das, was zum Veränderungspotenzial zählt, ist natürlich kurz nach der Messe am größten. Zu diesem Zeitpunkt sprudeln auch noch die Ideen. Wer jetzt diese Punkte systematisch sammelt, tut sich bei der Vorbereitung für die kommende Messe leichter. Die Frage nach dem, „was wollten wir denn noch verändern…?” entfällt dann ein Stück weit, wenn es um die nächste Messeveranstaltung geht. Ein ständiges Optimieren sollte selbstverständlich sein. Dass diese paar wenigen Aspekte, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, Zeit und Aufwand (so kurz nach der Messe) bedeuten, ist offensichtlich. Doch dass sich dieser Aufwand lohnt, steht außer Frage, denn: ohne gute Nachbereitung gibt es keine erfolgreiche Messe!
Bildquelle: www.mesago.de/de/PCIM – PCIM Europe 2007 in Nürnberg
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